Membuat Laporan Dengan Create Report by Using Wizard

1. Tujuan

Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk dapat :
a. Memahami pengertian laporan
b. Memahami membuat laporan dengan fasilitas Create Report by Using Wizard

2. Uraian Materi Microsoft Access

Setelah beberapa tabel , query dan form kita buat maka jika hasil diatas akan kita buat sebuah laporan, kita dapat melakukannya dengan membuat sebuah Report yang oleh Microsoft Access telah disediakan.
Sebenarnya report sederhana sudah bisa dibuat, yaitu dengan melakukan cetak (print) baik dilayar atau dikertas pada data/informasi yang ada pada tabel, query ataupun form. Namun fasilitas Report disini mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan dengan sekedar mencetak sebuah hasil laporan.
• Report dapat membandingkan, meringkas sebuah data yang besar
• Report bisa didesain lebih menarik

Report dapat dibuat dengan 2 (dua) cara yaitu :
1. Create Report in Design View
2. Create Report by using Wizard

Report dipergunakan untuk menampilkan rangkuman dari data yang akan dianalisa atau dilaporkan dalam format tertentu, dengan report kita akan lebih mudah mendesain bentuk laporan seperti yang kita kehendaki.

Untuk membuat sebuah laporan dengan fasilitas Create report by using wizard, ikuti langkah berikut :
• Buka file database yang diinginkan, kemudian pada jendela kerja database, klik Report yang ada di bawah Objects atau pilih dan klik menu View > Database Objects > Report



Pada jendela kerja database pilihan object report, klik 2 kali Create Report by Using Wizard. Kemudian akan tampil kotak dialog Report Wizard yang pertama
• Pada kotak daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabel atau query yang diinginkan (dapat dipilih lebih dari satu table)
• Pada kotak daftar pilihan Available Fields, pilih dan klik nama field yang ingin disertakan pada laporan. Kemudian klik tombol > dengan langkah ini nama field yang dipilih akan dipindahkan ke kotak daftar pilihan Selected Fields. Lakukan langkah yang sama untuk memilih nama-nama field lainnya. Untuk memilih dan memindahkan semua nama fields yang ada klik tombol >>. Klik tombol Next untuk lanjut ke langkah berikutnya. Kemudian akan tampil kotak dialog Report Wizard


Jika laporan yang akan terbentuk akan dikelompokkan berdasarkan field tertentu, pada kotak daftar pilihan Do you want to add any grouping levels?, pilih dan klik nama field yang akan dijadikan dasar pengelompokkannya, kemudian klik tombol >. Untuk membatalkan pemilihan field, klik tombol <. Klik tombol Next untuk lanjut ke langkah berikutnya. Kemudian akan tampil kotak dialog Report Wizard



Jika laporan yang terbentuk ingin ditampilkan dengan urutan tertentu, pada tombol daftar pilihan yang disediakan, pilih dan klik nama field yang akan dijadikan kunci pengurutannya serta klik tombol metode pengurutan (ascending/descending) yang diinginkan. Klik tombol Next untuk lanjut ke langkah berikutnya. Kemudian akan tampil kotak dialog Report Wizard


Pada kotak dialog Report Wizard yang keempat, lakukan pemilihan berikut :

• Pada kotak Layout, klik tombol pilihan bentuk layout laporan yang diinginkan.
• Pada kotak Orientation, klik tombol pilihan orientasi laporan, apakah laporan akan dicetak secara memanjang (Landscape) atau secara tegak (Potrait)

Kemudian klik tombol Next


Pada kotak dialog, pilih dan klik gaya tampilan (style) laporan yang diinginkan. Kemudian klik tombol Next


Pada kotak isisan What title do you want for your report?, ketikkan judul laporan yang dirancang. Kemudian jika ingin langsung menampilkan form yang dirancang, beri tanda atau klik tombol pilihan Preview the report
• Untuk mengakhiri perancangan form, klik tombol Finish


Kemudian simpan perancangan dengan pilih dan klik menu File > Save (Ctrl+S)
• Lalu tutup perancangan dengan pilih dan klik File > Close

Membuat Tabel Baru Dengan Create Table in Design View

1. Tujuan
Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk dapat :
Memahami cara membuat tabel baru dengan fasilitas Create Table in Design View

2. Uraian Materi Microsoft Access

Dalam membuat tabel baru dengan menggunakan fasilitas Create Table in Design View dapat dilakukan dengan cara :
1. Aktifkan program aplikasi Ms. Access
2. Klik Open untuk membuka file database
3. Klik Tables yang ada pada Objects
4. Klik 2 kali Create Table in Design View
5. Pada kotak dialog, lakukan pendefinisian struktur tabel dengan cara mengisi nama field (field name) dengan panjang maksimum 64 karakter, jenis data (data type) dan keterangan (description) jika ada

Catatan : Setelah mengisi field name, harus ditentukan field mana yang akan dijadikan Primary Key. Dapat dilakukan dengan cara klik menu Edit > Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key

6. Jika perlu Field Property dapat disi. Tampilan Field Property berbeda-beda untuk setiap field tergantung jenis datanya. Berikut beberapa Field Property yang ada dalam Ms. Acceess :

• Field Size : Isi dengan panjang dari nama-nama field
• Format : Tentukan bentuk tampilan data, digunakan untuk format tanggal, format angka, format waktu dan lain-lain
• Input Mask : Tentukan pola data. Beberapa karakter yang dapat dipakai untuk menyusun pola ialah :

• Caption : Isi dengan judul pada pembuatan form, report dan sebagainya
• Default Value : Tentukan nilai dari sebuah bilangan secara otomatis
• Validation Rule : Tentukan batasan dan aturanpemasukan data pada sebuah filed
• Validation Text : Isi dengan pesan, bila terjadi kesalahan pemasukan data berdasarkan pada Validation Rule
• Required : Isi Yes, Jika memerlukan data masukan; isi No, jika data akan dikosongkan
• Allowed Zero Length : Isi Yes, jika data string boleh mempunyai panjang nol
• Index : Untuk menentukan pengurutan data

Setelah pendefinisian struktur tabel, simpan hasilnya dengan memilih dan mengklik File > Save (Ctrl+S) atau klik tombol toolbar Save.

MEMULAI MS ACCES

1. Tujuan

Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk dapat :
a. Memahami pengertian Microsoft Access
b. Memahami cara memulai Microsoft Access
c. Melakukan penutupan program Microsoft Access

2. Uraian Materi Microsoft Access

Dasar-Dasar Microsoft Access

Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data base yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Selain itu, microsoft access merupakan program aplikasi yang akan membantu dalam merancan, membuat dan megelola database. Program aplikasi ini mudah dipakai dan fleksibel serta diintegrasikan dengan program aplikasi lainnya.
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access diantara dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.

2.1. Memulai Microsoft Access

Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Taskbar Windows 95 – 2000 yaitu dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Klik Start yang ada pada taksbar

2. Pilih dan klik menu Program > Microsoft Access. Tunggu sampai jendela kerja Microsoft Access ditampilkan



2.2. Lembar Kerja Microsoft Access

Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan dua cara :

1. Blank Access Database
2. Access database Wizards.


ika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools dan matikan Check Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.

2.3. Menutup Microsoft Access

Menutup MS Access berarti keluar dari program MS Access. Untuk keluar dari program MS Access dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut ini :

KLIK FILE - LALU KLIK EXIT

ATAU

Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4

PENGERTIAN KEYBOARD

Keyboard merupakan sebuah papan yang terdiri dari tombol-tombol untuk mengetikan kalimat dan symbol-simbol khusus lainnya pada computer.Jumlah seluruh tombol pada keyboard ada 104 tombol.Keyboard mempunyai kesamaan bentuk dan fungsi dengan mesin ketik.

Keyboard dibedakan menjadi 4, yaitu:

a.Keyboard Serial
Menggunakan Din 5 male dan biasanya digunakan pada computer tipe At

b. Keyboard PS/2
Biasanya digunakan pada computer tipe ATX dan paling banyak digunakan, portnya sama dengan mouse.

c. Keyboard wirelless
Keyboard tipe ini tidak menggunakan kabel sebagai penghubung koneksi yang digunakan infra red,wifi ataupun Bluetooth.

d. Keyboard USB
Komputer terbaru saat ini sudah menggunakan jenis konfistor USB yang menjamin menstransfer data yang lebih cepat.

Struktur tombol pada keyboard

Dari sisi tombol yang digunakan, keyboard memiliki perkembangan yang tidak terlalu pesat sejak ditemukan pertama kali. Yang terjadi hanyalah penambahan – penambahan beberapa tombol bantu yang lebih mempercepat pembukaan aplikasi program.

Secara umum, struktur tombol pada keyboard terbagi atas 4, yaitu:
* Tombol Ketik (typing keys)

Tombol ketik adalah salah satu bagian dari keyboard yang berisi huruf dan angka serta tanda baca.
Secara umum, ada 2 jenis susunan huruf pada keyboard, yaitu tipe QWERTY dan DVORAK. Namun, yang terbanyak digunakan sampai saat ini adalah susunan QWERTY.

* Numeric Keypad

Numeric keypad merupakan bagian khusus dari keyboard yang berisi angka dan sangat berfungsi untuk memasukkan data berupa angka dan operasi perhitungan. Struktur angkanya disusun menyerupai kalkulator dan alat hitung lainnya.

* Tombol Fungsi (Function Keys)

Tahun 1986, IBM menambahkan beberapa tombol fungsi pada keyboard standard. Tombol ini dapat dipergunakan sebagai perintah khusus yang disertakan pada sistem operasi maupun aplikasi.

* Tombol kontrol (Control keys)

Tombol ini menyediakan kontrol terhadap kursor dan layar. Tombol yang termasuk dalam kategori ini adalah 4 tombol bersimbol panah di antara tombol ketik dan numeric keypad, home, end, insert, delete, page up, page down, control (ctrl), alternate (alt) dan escape (esc).