Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk dapat :
a. Memahami pengertian laporan
b. Memahami membuat laporan dengan fasilitas Create Report by Using Wizard
2. Uraian Materi Microsoft Access
Setelah beberapa tabel , query dan form kita buat maka jika hasil diatas akan kita buat sebuah laporan, kita dapat melakukannya dengan membuat sebuah Report yang oleh Microsoft Access telah disediakan.
Sebenarnya report sederhana sudah bisa dibuat, yaitu dengan melakukan cetak (print) baik dilayar atau dikertas pada data/informasi yang ada pada tabel, query ataupun form. Namun fasilitas Report disini mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan dengan sekedar mencetak sebuah hasil laporan.
• Report dapat membandingkan, meringkas sebuah data yang besar
• Report bisa didesain lebih menarik
Report dapat dibuat dengan 2 (dua) cara yaitu :
1. Create Report in Design View
2. Create Report by using Wizard
Report dipergunakan untuk menampilkan rangkuman dari data yang akan dianalisa atau dilaporkan dalam format tertentu, dengan report kita akan lebih mudah mendesain bentuk laporan seperti yang kita kehendaki.
Untuk membuat sebuah laporan dengan fasilitas Create report by using wizard, ikuti langkah berikut :
• Buka file database yang diinginkan, kemudian pada jendela kerja database, klik Report yang ada di bawah Objects atau pilih dan klik menu View > Database Objects > Report
Pada jendela kerja database pilihan object report, klik 2 kali Create Report by Using Wizard. Kemudian akan tampil kotak dialog Report Wizard yang pertama
• Pada kotak daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabel atau query yang diinginkan (dapat dipilih lebih dari satu table)
• Pada kotak daftar pilihan Available Fields, pilih dan klik nama field yang ingin disertakan pada laporan. Kemudian klik tombol > dengan langkah ini nama field yang dipilih akan dipindahkan ke kotak daftar pilihan Selected Fields. Lakukan langkah yang sama untuk memilih nama-nama field lainnya. Untuk memilih dan memindahkan semua nama fields yang ada klik tombol >>. Klik tombol Next untuk lanjut ke langkah berikutnya. Kemudian akan tampil kotak dialog Report Wizard
Jika laporan yang akan terbentuk akan dikelompokkan berdasarkan field tertentu, pada kotak daftar pilihan Do you want to add any grouping levels?, pilih dan klik nama field yang akan dijadikan dasar pengelompokkannya, kemudian klik tombol >. Untuk membatalkan pemilihan field, klik tombol <. Klik tombol Next untuk lanjut ke langkah berikutnya. Kemudian akan tampil kotak dialog Report Wizard
Jika laporan yang terbentuk ingin ditampilkan dengan urutan tertentu, pada tombol daftar pilihan yang disediakan, pilih dan klik nama field yang akan dijadikan kunci pengurutannya serta klik tombol metode pengurutan (ascending/descending) yang diinginkan. Klik tombol Next untuk lanjut ke langkah berikutnya. Kemudian akan tampil kotak dialog Report Wizard
Pada kotak dialog Report Wizard yang keempat, lakukan pemilihan berikut :
- Pada kotak Layout, klik tombol pilihan bentuk layout laporan yang diinginkan.
- Pada kotak Orientation, klik tombol pilihan orientasi laporan, apakah laporan akan dicetak secara memanjang (Landscape) atau secara tegak (Potrait)
Pada kotak dialog, pilih dan klik gaya tampilan (style) laporan yang diinginkan. Kemudian klik tombol Next
Pada kotak isisan What title do you want for your report?, ketikkan judul laporan yang dirancang. Kemudian jika ingin langsung menampilkan form yang dirancang, beri tanda atau klik tombol pilihan Preview the report
• Untuk mengakhiri perancangan form, klik tombol Finish
Kemudian simpan perancangan dengan pilih dan klik menu File > Save (Ctrl+S)
• Lalu tutup perancangan dengan pilih dan klik File > Close
